介護事業者として知っておくべきマイナンバーの基礎知識

  

マイナンバー制度導入スケジュール

平成27年(2015年)10月から個人番号(マイナンバー)の通知がなされ、平成28年1月から個人番号カードが交付が行われ、マイナンバーの利用が開始されます。(下図の上の部分「制度」の説明)

また、事業者は平成28年1月からマイナンバーの利用が開始されるということで、申請書・申告書・調書等(税務関係書類)に順次番号の記載が必要です。なお、厚生年金・健康保険についは、平成29年1月からの開始になります。(下図の下の部分「事業者の対応」の説明)

マイナンバー制度導入スケジュール
出典:内閣官房ホームページ

平成28年1月以降、マイナンバーの利用が始まり、

  • 年始に雇用する短期アルバイトの報酬
  • 講演等での外部有識者等への報酬
  • 3月の退職
  • 4月の新規採用
  • 中途退職

などで、番号の取得・本人確認や調書の作成などの具体的な税・社会保険の事務手続が順次始まります。

民間事業者から見たマイナンバーの流れ(民ー民ー官の流通過程)

民間事業者は、

  • 従業員の健康保険や厚生年金等の加入手続を行う場合
  • 給与の源泉徴収票の作成する場合
  • 外部の方に講演や原稿の執筆を依頼し報酬を支払う場合

平成28年1月以降、これらの手続を行うためにマイナンバー(又は法人番号)を提供してもらう必要があります。

民間事業者側で源泉徴収票や支払調書を作成し、税務署や市区町村に提出します。年金や健康保険についても、制度が始まれば年金事務所や健保組合に提出されます。

個人番号(マイナンバー)は、次の流れで取り扱われます。民⇒民⇒官の流れになっています。
マイナンバーの流れ
出典:内閣官房ホームページ

民間事業者がするべきこと

従業員等への周知

従業員については、すべてマイナンバーを取得しなければなりませんから、平成27年10月からマイナンバー制度が始まることを伝えます。

通知カードの保管

画像の説明

それぞれの従業員が住んでいる役所から個人番号が通知されます。

通知カード(「あなたの番号は○○番ですよ」とお知らせする番号)10月5日以降、順次市区町村から届きますので保管していただかなければならない。

個人番号カード取得の勧奨

さらに通知カードが届きますと、その通知カードの中に個人番号カードの交付申請書が入っているので、できれば個人番号カードを取得していただくと色々手続きが便利になります。
個人番号カード

控除対象配偶者・親族の個人番号も必要

従業員本人の番号だけでなく、控除対象配偶者や親族についても番号が必要になります。通知カードは住民票の所在地に届きますので、扶養にしている親族が

  • 住民票を別のところに移している場合や
  • 住民票のある所在地に住んでいない場合は
    ご注意してください。

利用目的の明示と厳格な本人確認

マイナンバーを従業員などから取得するときは、利用目的の明示厳格な本人確認が必要です。

利用目的の明示と厳格な本人確認
出典:内閣官房ホームページ

利用目的の明示の具体例は

  • 回覧
  • 印刷してそれぞれ渡す
  • 事業所内に掲示
  • WEB上に掲示
    などがあります。

厳格な本人確認

マイナンバー取得の際の本人確認では、番号確認身元確認を行います。

厳格な本人確認

マイナンバーの対象業務と対象者の洗い出し

これが一番重要かもしれません。マイナンバーは様々な制限がかけられています。個人情報保護の観点からむやみに扱えないようになっています。「民⇒民⇒官」の流通過程でしか流通させないのが大原則です。

マイナンバーの対象業務の洗い出し

そのため、あらかじめそれぞれの企業がマイナンバーを取り扱う業務を洗い出す必要があります。

企業でマイナンバーを扱うのは、税務関係業務と社会保険関係業務
が中心になります。

  • 税務関係業務:ex源泉徴収票や支払調書等の作成
  • 社会保険関係業務:ex健康保険・厚生年金保険や雇用保険関係の書類作成(なお、厚生年金・健康保険についは、平成29年1月からの開始になります。)

これらのうち、企業でマイナンバーの記載が必要な書類を事前に特定し確認する必要があります。

マイナンバーの対象者の洗い出し

マイナンバーを取得する対象者は

  • 従業員(その扶養家族を含む。)
  • 支払調書の提出が必要となる
    • 講師謝礼、出演料、税理士などの報酬の支払先
    • 不動産使用料の支払先
    • 配当等の支払先
      などです。

誰からマイナンバーを取得したらいいかも、事前に確認する必要があります。

【マイナンバーの記載事例(一部)】
出典:国税庁ホームページ

【扶養控除等申告書】
画像の説明


【源泉徴収票】
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委託先との契約の見直し

委託者(民間事業者)は、委託先(例えば税理士など)において、番号法に基づき委託者自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければならない。

すなわち、税理士や社会保険労務士など社外の事業者にマイナンバーに関する事務の全部又は一部の委託をしている場合は、その事業者との委託契約を見直さなければなりません。

例えば、次の合意書(一部抜粋)を締結する必要があります。

特定個人情報等の外部委託に関する合意書

○○○(以下「甲」という。)と***(以下「乙」という。)は、甲乙間に*年*月*日締結の業務契約書に基づき甲が乙に業務契約書第1条に規定する業務(以下「本件業務」という。)を委託するに当たり、甲から乙に開示又は提供する特定個人情報等の取扱いに関して、以下のとおり合意する。

(略)

(特定個人情報等の適切な取扱い)
第2条 乙は、特定個人情報等を甲の機密事項としてその保護に努め、これを適法かつ適切に管理・取り扱うものとする。

(利用目的)
第3条 乙は、特定個人情報等を、本件業務の遂行のためにのみ利用するものとし、番号法により例外的取扱いができる場合を除き、その他の目的には利用しないものとする。

(第三者への非開示等)
第4条 乙は、特定個人情報等を、両当事者以外の第三者に開示又は漏えいしないものとする。
 2. 乙は、特定個人情報等の紛失、破壊、改ざん、漏えい等の危険に対して、合理的な安全管理措置を講じるものとする。

(略)


委託先が再委託する場合は、最初の委託者の許諾を得た場合に限り、再委託をすることができる(再々委託以降も同様)。
画像の説明
出典:特定個人情報保護委員会

委託者は、委託先だけではなく、再委託先。再々委託先に対しても間接的に監督義務を負います。
画像の説明
出典:特定個人情報保護委員会

安全管理措置

マイナンバーを扱う企業は、マイナンバーの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の適切な管理のために、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければならない。

また、従業員等に対する必要かつ適切な監督も行わなければならない。

安全管理措置の具体的な手法は、平成26年12月に公表された特定個人情報保護委員会の「ガイドライン(事業者編)」で示されています。

具体的にやらなければならないことは、次の6つです。

  1. 基本方針の策定
  2. 取扱規程等の策定
  3. 組織的安全管理措置
  4. 人的安全管理措置
  5. 物理的安全管理措置
  6. 技術的安全管理措置

画像の説明

但し、中小規模事業者には、特例(優しい取り扱い)があります。

【中小規模事業者とは】

事業者のうち従業員の数が100人以下の事業者であって、次に掲げる事業者を除く事業者をいう。

  • 個人番号利用事務実施者
  • 委託に基づいて個人番号関係事務又は個人番号利用事務を業務として行う事業者
  • 金融分野(金融庁作成の「金融分野における個人情報保護に関するガイドライン」第1条第1項に定義される金融分野)の事業者
  • 個人情報取扱事業者

ほとんどの民間事業者は中小規模事業者に該当しますので、以下では中小規模事業者の特例を基に、安全管理措置の手法のポイントを解説します。

マイナンバーの取扱いの明確化

  • 中小規模事業者は、企業内のマインバーの取扱い等を明確にしておく必要があります。
  • また、企業内でマイナンバーを取り扱う担当者が変更となった場合、確実な引継ぎを行い、責任ある立場の者が確認することも必要です。
  • 具体的に、これらに対応するためには、業務マニュアル、業務フロー図又はチェックリスト等にマイナンバーの取扱いを加えることが考えられます。

組織的安全管理措置

  • 企業内でマイナンバーを取り扱う担当者を明確にして、担当者以外がマイナンバーを取り扱うことがないような仕組みを構築しなければなりません。
  • そのためには、まず担当者が複数いる場合は、その中の責任者を区分することが望ましいです。
  • 次に、マイナンバーの取扱状況の分かる記録を保存することが必要です。具体的な手法としては、業務日誌等にマイナンバーの取扱状況の記入欄を設けることや、チェックリストを利用して事務を行い、その記入済みのチェックリストを保存することが考えられます。
  • また、情報漏えい等の事案の発生等に備えて、従業員等から代表者等の責任者に対する報告連絡体制等をあらかじめ確認しておくことも必要になります。マイナンバーの情報漏えい対策として、いわゆる「ほうれんそう(報告・連絡・相談)」を確認しておく必要があります。

人的安全管理措置

  • マイナンバーを取り扱う従業員等に対して、監督・教育を行う必要があります。
  • 具体的な手法としては、顧問税理士等に依頼して指導を受けることや、セミナーを受講することなどが考えられます。

物理的安全管理措置

  • マイナンバーの漏えい・盗難等を防ぐために、担当者以外がマイナンバーを取り扱うことができないような工夫を行うことが必要です。
  • 具体的には、壁又は間仕切り等の設置、のぞき見されないような場所等の座席配置の工夫や鍵付きの書庫等にマイナンバーが記載されている書類を保管することなどが考えられます。
  • USBフラッシュ等の電子媒体や書類等を社外に持ち出す場合に、パスワードの設定や封筒に封入してカバンに入れて搬送する、など紛失・盗難等を防ぐために安全な方策を講じることも必要です。

技術的安全管理措置

  • 担当者が取り扱う機器を特定しておくことが必要です。
  • そのためには、パソコンに標準装備されているユーザー制御機能により、担当者以外はパソコンを開けられないようにする。
  • また、外部からの不正アクセス等を防止するためには、ウイルス対策ソフトウェア等を導入し、最新の状態にアップデートしておくことも必要になります。
  • インターネット等によって情報を送受信する場合には、データの暗号化やパスワードによる保護などの対策が必要です。

保管制限

  • マイナンバーが記載された書類等のうち所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものは、その期間に限って保管することとなり、その期間が経過すれば、原則としてできるだけ速やかに削除又は廃棄しなければなりません。マイナンバーのみをマスキング又は削除することも可能です。
  • 例えば、扶養控除等申告書の保存期限は7年間と定められているが、当該期間経過後速やかに削除又は廃棄する。

動画【内閣官房】マイナンバー制度の概要と民間事業者の対応(2015.7.2)

上に述べた「マイナンバー入門講座」は、次の内閣官房の動画とほぼ同じ内容です。

動画で勉強していただいても、いいのではないでしょうか?

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